De quels éléments essentiels ai-je besoin sur le site de mon GN ?

Question

Je prévois d'organiser un GNP de 20 à 50 personnes près de chez moi en Angleterre. J'aimerais savoir si, en plus d'informer les services d'urgence (police/ambulance) de la tenue de l'événement et de l'endroit où il se déroule, je dois m'assurer qu'il y a des installations sur place. J'ai reçu pas mal d'intérêt, donc je pense à l'avenir et je planifie ce dont j'aurai besoin sur place lorsque je commencerai à organiser des événements réguliers (au lieu de simples tests de jeu).

Est-ce que ce serait une bonne idée de faire appel à quelqu'un pour la restauration ? Boissons (non alcoolisées) et nourriture ? Les joueurs doivent-ils payer un droit d'entrée pour leur nourriture/boisson ? Ou cela devrait-il être inclus dans le prix du billet ?

De combien de portoos/douches portatives aurai-je besoin pour un événement d'un week-end ? De quoi d'autre ai-je besoin ?

Answer 1

Il est indispensable d'avoir une trousse de premiers soins qui puisse couvrir la plupart des risques environnementaux dans votre région (morsures d'araignée, sumac vénéneux, etc.) ainsi que les coupures/écorchures/chevilles tordues/etc. de base. N'oubliez pas d'inclure de la crème solaire et des comprimés d'hydratation, car la plupart de vos joueurs n'ont probablement pas l'habitude de passer beaucoup de temps à l'extérieur. Assurez-vous de savoir comment reconnaître et traiter le mal de la chaleur, la déshydratation et le surmenage. Si vous ne l'avez pas déjà fait, suivez une formation aux premiers secours.

Il n'est pas nécessaire de faire appel à un traiteur pour votre événement. Renseignez-vous sur les installations de cuisine et sur l'autorisation des flammes nues ou des réchauds de camping (certains endroits situés dans des zones à haut risque d'incendie n'autorisent que les petits réchauds de camping au propane ; d'autres campings permettent les feux nus ou les grils à charbon de bois). Faites savoir à vos joueurs qu'ils doivent apporter et préparer leur propre nourriture sur place. Si vous avez accès à une cuisine, voyez si certains joueurs sont prêts à cuisiner pour tout le groupe. Dans ce cas, demandez à chacun de contribuer à hauteur de 10 à 15 dollars dans le cadre d'un plan de repas collectif.

En ce qui concerne les boissons - eau eau eau eau eau eau. Un gallon par personne et par jour. Les boissons comme VitaminWater, les jus de fruits ou Gatorade sont également une bonne idée, mais l'eau est la plus importante.

Si vous prévoyez un événement pour le week-end, vous aurez probablement besoin d'eau courante et de douches. Pour un événement d'une journée, vous pouvez vous contenter de toilettes. Une toilette, plus une autre pour chaque dizaine de participants est un bon ratio (au moins deux, car si l'une tombe en panne, vous voulez l'autre en réserve).

Recherchez les sites de camping dans votre région - parcs nationaux et d'État, sites que votre comté ou votre ville pourrait entretenir. L'un de mes groupes joue régulièrement dans un camp de scouts, et les scouts ont aussi leurs propres campings. Si nous jouons un week-end où les scouts ne sont pas présents, nous pouvons louer le site pour un prix raisonnable.

Enfin, vous aurez besoin d'une assurance. Si vous organisez l'événement et que quelque chose arrive à un joueur ou au site lui-même, vous pouvez être tenu responsable des dommages ou des frais médicaux. Prenez donc une assurance. Vous pouvez généralement trouver une bonne police pour environ dix dollars par personne, moins si vous signez des dérogations pour interdire les mineurs ou l'alcool. Et ce coût est inclus dans le prix du billet pour vos joueurs.

Il y a plus d'informations sur logistique sur un site que je dirige.

Answer 2

Depuis 2012, j'organise chaque année des événements LARP d'environ 3 à 5 jours avec 80 à 120 personnes. Le camp a été installé dans le style d'un camp de scouts, c'est-à-dire avec des tentes, etc.

J'ai juste énuméré quelques points qui me viennent à l'esprit... N'hésitez pas à me demander tout ce à quoi je n'ai pas répondu ci-dessous.

Type d'événement

• Déterminez le type d'événement que vous souhaitez organiser. L'éventail va de la pension complète et de l'hébergement avec une histoire et des divertissements 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à chacun apportant sa propre nourriture et son équipement et partageant simplement l'atmosphère autour d'un feu de camp.
• Évidemment, plus vous voulez offrir de services et d'histoires à vos participants, plus vous devez fournir d'efforts. Comme il s'agit de votre premier GN, je vous conseille de rester léger : concentrez-vous sur la logistique de l'ensemble et n'investissez dans l'histoire, les quêtes et le programme que dans la mesure où vos ressources (argent, temps, personnel) vous le permettent.
• Un conseil général pour réduire l'effort (de narration) pour vous et le personnel est de laisser les joueurs générer leur propre contenu : donnez à deux groupes opposés une raison de s'affronter et vos joueurs seront heureux de vivre des aventures, de jouer des rôles et de se battre sans trop d'effort de votre part.

Personnel :

• Prenez de bonnes personnes pour vous aider à faire tout ça. Ce sera un sacré boulot, tu seras content de répartir la charge.
• Assurez-vous que les personnes sont fiables et qu'elles s'acquitteront de leur part du travail. Ce n'est pas le moment de faire appel à des gens qui ne savent pas ce qu'ils font.
• Planifiez de manière redondante. Par exemple, assurez-vous que votre événement n'échoue pas si votre story master tombe soudainement malade.
• Veillez à ce que le personnel ait des pauses, des repas décents et suffisamment de sommeil. (Je ne saurais trop insister sur l'importance de ce point).

Installations :

• Les toilettes sont indispensables. Je suggère environ 1 toilette pour 30 personnes. L'inclusion d'un urinoir est une bonne idée car elle permet de gagner du temps et de réduire la longueur des files d'attente.
• Les douches sont facultatives pour les événements plus courts, mais elles seront appréciées par de nombreux participants. Une station de lavage avec quelques seaux d'eau (et un endroit pour se débarrasser de l'eau sale) peut également être utile.
• Parfois, nous installons également des jacuzzis chauffés par le feu, mais c'est évidemment un luxe.

Nourriture/Cuisine :

--> En fonction de votre situation, la cuisine en plein air peut être une bonne option (mais discutez-en d'abord avec le propriétaire du terrain).

• Laisser les gens cuisiner pour eux-mêmes vous permet d'économiser beaucoup d'efforts logistiques, mais cela vous coûtera du temps car vos participants devront aller chercher du bois/allumer des feux/préparer la nourriture/cuisiner/etc.
• Cuisiner pour les gens leur fait gagner du temps et des efforts, mais vous aurez besoin d'un équipement capable de contenir des aliments pour un grand nombre de personnes et vous aurez également besoin d'un personnel expérimenté pour faire la cuisine.
• Il est indispensable de prévoir de l'eau si votre événement dure plus d'une journée. Les gens auront besoin d'eau pour boire, faire la vaisselle, se brosser les dents, se laver les mains, etc.
• Si vous souhaitez vendre de la nourriture et/ou des boissons (ou même de l'alcool), vérifiez si vous avez besoin d'un permis. Dans certains endroits, il est possible de contourner l'obligation d'obtenir un permis en offrant la nourriture ou les boissons "gratuitement", par exemple en couvrant les coûts avec les droits d'entrée.

Hébergement :

• Laisser les gens apporter leurs propres tentes est probablement le plus simple pour vous.
• Si vous disposez de grandes tentes (ou si vous pouvez en louer avec votre budget), les gens peuvent également apprécier de bénéficier d'un espace de couchage dans une tente communautaire.
• La mise en place d'une sorte de salle commune/tente/taverne dans les bois/... sera grandement appréciée par vos joueurs, surtout si le temps ne tient pas.

La sécurité :

• Un concept de sécurité est indispensable. Établissez des règles pour :
  • combat,
  • l'interaction hors-combat (par exemple, ne pas attacher les gens),
  • les drogues légales (alcool, tabac),
  • la sécurité du camp,
  • feu/lumière (par exemple, pas de torches dans les tentes...),
  • risques liés à la zone (par exemple, ne pas se battre en haut de la falaise, ...)
• Une trousse à pharmacie décente est essentielle pour les petites blessures. Préparez également quelques médicaments de base pour les allergies/maux de tête/problèmes digestifs/...
• Ayez un plan d'urgence : comment allez-vous prévenir les services d'urgence ? Qui va s'en charger ? Savez-vous comment leur expliquer comment ils peuvent vous joindre ?
• Il est conseillé d'avoir une stratégie pour les blessures moins graves : nous demandons généralement à certains membres du personnel d'être désignés comme conducteurs d'urgence. Ils emmèneront quelqu'un qui s'est blessé chez un médecin (évidemment, uniquement s'il s'agit d'une blessure mineure qui ne mérite pas d'appeler une ambulance !) Si vous faites cela, ils doivent savoir quelle voiture utiliser, où se rendre, etc.
• Nous demandons également toujours aux participants de remplir une fiche d'urgence : les personnes sont invitées à indiquer le nom de leur parent le plus proche, leurs allergies aux médicaments et leur numéro d'assurance médicale. Si quelque chose de grave devait arriver, cela peut faire gagner beaucoup de temps.

Sécurité :

• Ce n'est pas toujours un problème mais : pour nos GN, nous n'annonçons généralement pas publiquement le lieu exact à qui que ce soit, à l'exception des participants et du personnel (c'est-à-dire pas sur la page d'accueil/Facebook). Cela permet d'éviter que des esprits curieux (ou même malveillants) ne s'immiscent dans votre événement.
• Si vous êtes à proximité d'un lieu de résidence, la sécurité du camp peut être un problème : il devrait toujours y avoir des personnes dans le camp pour éviter les vols, etc.

Météo :

• Si votre GN est en plein air (ce que je viens de supposer), le temps peut vraiment vous nuire. Cela vaut aussi bien pour l'histoire elle-même que pour la logistique : des joueurs trempés et démotivés peuvent rapidement gâcher tout le plaisir, il est donc bon d'avoir un plan de secours. De même, la levée du camp sera beaucoup plus difficile et prend plus de temps si le temps est mauvais et que tout l'équipement est trempé, donc : Prévoyez des plans d'urgence pour le cas où il ne s'arrêterait pas de pleuvoir.

Budget :

• Déterminez le montant que vos participants sont prêts à payer. Cela dépend bien sûr du type d'événement et du service que vous fournirez (par exemple, durée, nourriture fournie ?, tentes fournies ?, histoire, etc.)
• Faites un budget. Gardez de l'argent en réserve pour les incidents imprévus.

Assurance :

• Déterminez si l'assurance personnelle de vos participants suffit ou si vous avez besoin d'une assurance pour votre événement.
• Dans ce dernier cas, il pourrait être intéressant de créer une association/un club/une société qui agirait en tant qu'agent légal et qui pourrait assumer le risque (désolé, je ne connais rien au droit britannique).

Answer 3

Ce qu'il ne faut pas oublier, c'est d'informer les autorités locales, surtout si vous ne vous trouvez pas sur une propriété privée directement clôturée mais plutôt dans des zones publiques (bois par exemple).

Cela dépend bien sûr de la taille de votre GN. Dès que vous prévoyez d'utiliser un espace public, quel qu'il soit, j'en informerais la police locale et répondrais à ses éventuelles questions à l'avance. Informez-les également de la zone dans laquelle la pièce se déroulera et de ce qu'ils doivent en attendre. Donnez-leur également la possibilité de vous contacter directement, vous ou votre équipe de MJ (s'il y en a une), au cas où il y aurait d'autres questions ou si un résident local appelait la police parce que "des gens sont assassinés dans les bois".

Si vous atteignez une certaine taille, il peut également être souhaitable de discuter avec les services ambulanciers locaux (Croix-Rouge, Johanniter ou autre). Si vous avez plusieurs centaines ou milliers de joueurs, il peut être intéressant de leur demander s'ils peuvent faire venir leur propre unité pour la pièce.

Bien sûr, parlez aussi avec le propriétaire de la zone. Si vous prévoyez d'utiliser l'endroit plus souvent ou régulièrement, il pourrait être souhaitable de faire faire une petite visite aux résidents locaux pendant le GN, afin qu'ils sachent ce qui s'y passe et qu'il ne s'agit pas d'une bande de satanistes sacrifiant des vierges.